Notariële werkzaamheden

notariële werkzaamheden zijn onder te verdelen in:

• wettelijk verplichte werkzaamheden,
• wettelijk verplichte werkzaamheden in niet-standaard stituaties,
• optionele werkzaamheden.

De wettelijke verplichting betreft werkzaamheden die hun grond vinden in toepasselijke wet-en regelgeving –inclusief de beroeps- en gedragsregels-, in tuchtuitspraken, enwerkzaamheden die anderszins strikt noodzakelijk zijn om een dienst te kunnen leveren. Optionele werkzaamheden zijn niet wettelijk verplicht, maar optioneel.

De wettelijk verplichte werkzaamheden zijn onderverdeeld in een basispakket van wettelijkverplichte werkzaamheden die altijd uitgevoerd moeten worden, en wettelijk verplichtewerkzaamheden die enkel uitgevoerd worden in niet-standaard situaties.

Werkzaamheden voor elke notariële dienst

wettelijk verplicht werkzaamheden

1. Naleving WWFT;

2. Het geven van voorlichting over de consequenties van de betreffende dienst aanbetrokkenen alsmede het uiteenzetten van de daaraan verbonden gevolgen, ook watbetreft de financiële vergoeding;

3. Controle van de identiteit en nationaliteit van betrokkenen. Voor natuurlijkepersonen: controle identiteitsbewijs; controle GBA (Gemeentelijke BasisAdministratie) raadpleging faillissementsregister en raadpleging curateleregister.Raadplegen VIS (Verificatie Identificatiebewijzen), in geval daar aanleiding toebestaat. Voor rechtspersonen: controle handelsregister, controle van hetidentiteitsbewijs van de bevoegde vertegenwoordiger(s) namens de rechtspersoon, (enraadpleging faillissementsregister);

4. Onderzoek naar de toepasselijke persoonlijke omstandigheden van de cliënten zoalshuwelijkse staat, geregistreerd partnerschap, huwelijksgoederen/partnerschapsregime,handelingsbekwaamheid in toepasselijke registers (faillissements-, curatele-, bewind-,gezags-, huwelijksgoederenregister of handelsregister);

5. Het opmaken van de akte;

6. Tijdig vooraf aan cliënten toezenden van de ontwerptekst van de akte(n), alsmede vaneventuele akte(n) van volmacht, toestemming, goedkeuring en dergelijke;

7. Het, voor zover mogelijk, tijdig sturen van conceptnota’s van afrekening aan departijen;

8. Het tijdig maken van een afspraak voor het tekenen van de akte(n);

9. Het ondertekenen van de akte (‘passeren’), na het bespreken en toelichten van de akte,en nadat de notaris zich ervan overtuigd heeft dat eventuele akte(n) van toestemming,goedkeuring en dergelijke zijn ondertekend door de in de aanhef van deze akte(n)genoemde perso(o)n(en);

10. Werkzaamheden voor wettelijk verplichte registratie akte binnen tien dagen;

11. Het afgeven van afschrift(en) of uittreksels van/uit de getekende akte(n) aan partijen;

12. Inschakeling van een tolk en/of vertaler;

13. Gedurende de periode van het verkrijgen van de opdracht tot en met het beëindigenvan de notariële werkzaamheden erop toezien en bewaken dat geen sprake is van misbruik van overwicht van de ene partij op de andere, en zonodig passendemaatregelen nemen.

14. Akte dertig jaar bewaren in brandvrije ruimte en overeenkomstig andere wettelijkevoorschriften.

De werkzaamheden als hierboven omschreven, zijn begrepen in het geldende tarief, metuitzondering van de werkzaamheden onder 12. genoemd; de kosten van een tolk ofvertaler voor rekening van die partij, ten behoeve van wie deze wordt ingeschakeld.

Wettelijk verplichte werkzaamheden in niet-standaard situaties

Voor alle werkzaamheden is gebruikelijk dat de notaris éénmaal een verzoek doet aanbetrokkenen om tijdig en volledig bepaalde handelingen te verrichten en/of bepaaldeinformatie aan te leveren, en dat dit verzoek tijdig en volledig wordt ingewilligd;

15. In het algemeen: indien de omstandigheden van de cliënt van dien aard zijn dat dezeafwijken van wat gebruikelijk is, moet de notaris nader onderzoek instellen en/of deconsequenties van deze omstandigheden met de cliënt bespreken en vervolgensverwerken in de conceptakte.

• Ad. 2 voorlichting. Gebruikelijk is de situatie dat de notaris ervoor zorgdraagt datvoorlichting gegeven wordt aan de cliënt in de vorm van (kantoor-)brochures en/of dat hij een gesprek houdt met de cliënt;
• Ad 3 identiteit. Gebruikelijk is de situatie waarin de identiteit op basis van een inNederland afgegeven identiteitsbewijs kan worden vastgesteld, en controlebij het GBA zonder problemen verloopt. Indien sprake is van anderidentiteitsbewijs en/of GBA-controle niet zonder problemen is: naderonderzoek (extra werkzaamheden);Gebruikelijk is de situatie waarin in het handelsregister devertegenwoordigingsbevoegdheid namens een rechtspersoon eenduidig is.Zo niet: nader onderzoek (extra werkzaamheden);
• Ad 3 huwelijk, geregistreerd partnerschap. Gebruikelijk is de situatie waarin sprake isvan een naar het Nederlands recht gesloten huwelijk of geregistreerdpartnerschap. Indien dat niet het geval is: nader onderzoek (extrawerkzaamheden). Gebruikelijk is de situatie waarin partners gezamenlijk eenonroerende zaak verwerven. Indien een partner alleen koopt: naderonderzoek naar huwelijksvoorwaarden, partnerschapsvoorwaarden ofsamenlevingscontract om vast te stellen wat deze bepalen m.b.t. verkrijgenregistergoederen (extra werkzaamheden);
• Ad 3 eerder huwelijk of geregistreerd partnerschap. Gebruikelijk is de situatie waarin geensprake is van een eerder huwelijk of geregistreerd partnerschap. Indien datniet het geval is: nader onderzoek (extra werkzaamheden), contact met ex-echtgenoot of partner indien nodig;
• Ad 12 vertaling. Gebruikelijk is de situatie waarin de akte in het Nederlands kanworden opgesteld en gepasseerd. Indien dit niet het geval is: inschakelenvan een tolk; zorgdragen voor vertaling van de akte(n) (extrawerkzaamheden);

16. Indien sprake is van zogenaamde ongebruikelijke transacties: toepassing wet op deMelding van Ongebruikelijke Transacties (extra werkzaamheden);

17. Indien kantoor niet beschikt over geldige WWFT-documentatie: toepassing WWFT.Gebruikelijk is dat het kantoor beschikt over geldige WWFT-documentatie;

18. Alle werkzaamheden in verband met van toepassing zijn van heffing BTW, ook bijbedrijfsmatig registergoed. Gebruikelijk is dat daarvan geen sprake is, behoudensheffing van BTW op de honoraria en kosten van de notaris zelf en behoudens heffingbij nieuwbouw van ander dan bedrijfsmatig onroerend goed (extra werkzaamheden);

19. Het opstellen van een verklaring van toestemming van (ex-) echtgenoot of partner;

20. Het feitelijk verkrijgen van toestemming van (ex-)echtgenoot of partner, vanbijvoorbeeld de gemeente in geval van erfpacht of van de Vereniging van eigenaars ingeval van een appartementsrecht (extra werkzaamheden);

21. Aanvragen van een machtiging van de rechter in geval van faillissement, surseance enschuldsanering, minderjarigheid, bewind of curatele (extra werkzaamheden).

Optionele werkzaamheden

22. Indien de tussenpersoon daarom verzoekt: verrekenen en afdragen van de courtagevan de tussenpersoon;

23. Toezending van conceptakte aan de tussenpersoon. Toezending van de concept notavan afrekening aan de tussenpersoon;

24. Het opmaken van eventuele akte(n) van volmacht, toestemming, goedkeuring endergelijke voorzover niet wettelijk verplicht (extra werkzaamheden);

25. Extra besprekingen met één of meer cliënten (extra werkzaamheden);

26. Het passeren van de akte op een andere locatie dan het notariskantoor (extra werkzaamheden);

27. Het voeren van onderhandelingen met partijen in geval er problemen zijn (extra werkzaamheden)

Hoewel getracht is deze tekst zo nauwkeurig mogelijk samen te stellen, kunnen daaraan geen rechten ontleend worden. De lijsten zijn globaal, samenvattend en zo opgesteld dat deze voor cliënten van notariskantoren informatief kunnen zijn. Ze zijn zeker niet uitputtend. Gebruik van deze lijsten door anderen dan notarissen en hun kantoren of samenwerkingsverbanden bestaande uit en bestuurd door notarissen en hun kantoren is niet toegestaan.